Trong kỷ nguyên số hiện nay, doanh nghiệp nào nắm bắt và ứng dụng hiệu quả công nghệ sẽ có được lợi thế cạnh tranh vượt trội. Một trong những xu hướng công nghệ quan trọng đó chính là tự động hóa quy trình (Process Automation). Vậy tự động hóa quy trình là gì và tại sao chúng lại trở thành yếu tố then chốt cho sự phát triển của doanh nghiệp? Cùng HVMO tìm hiểu nhé!
Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình (Process Automation) là việc ứng dụng công nghệ để tự động thực hiện quy trình kinh doanh, giảm sự can thiệp thủ công, gia tăng tốc độ xử lý, cải thiện độ chính xác. Đây là quá trình sử dụng phần mềm, các công cụ kỹ thuật số để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc toàn bộ quy trình làm việc.
Process Automation có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp, từ các quy trình đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động back-end đến front-end.
Ví dụ, tự động hóa quy trình thực hiện bằng công nghệ RPA (Robotic Process Automation), cho phép tự động hóa các tác vụ thủ công dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại trên máy tính. Nếu quy trình đòi hỏi suy luận logic, RPA có thể được củng cố bằng AI Trí tuệ nhân tạo để tạo ra quy trình tự động thông minh.
Lợi ích của Process Automation
Việc triển khai tự động hóa quy trình mang lại vô số lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất và đạt được lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là 8 lợi ích chính:
- Tăng tốc độ và hiệu quả sản xuất: Giảm thời gian, công sức lao động, từ đó, cải thiện năng suất và đảm bảo tiến độ công việc. Theo nghiên cứu của McKinsey năm 2022, Process Automation giúp gia tăng hiệu suất công việc từ 20% đến 25%.
- Nâng cao chất lượng quy trình: Giảm thiểu sai sót, tuân thủ quy tắc, tiêu chuẩn, giảm lỗi thủ công và tăng độ chính xác. Tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp công ty tự động hóa việc nhập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm phụ thuộc vào lao động thủ công cho các công việc đơn giản, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm chi phí nhân sự cùng các chi phí liên quan đến sai sót. Forrester Research cho biết, Process Automation tiết kiệm khoảng 30% thời gian làm việc. PwC ước tính rằng các doanh nghiệp triển khai quy trình động có thể giảm chi phí vận hành từ 10% đến 30% chỉ trong năm đầu tiên.
- Phát hiện nút thắt quy trình: Cho phép theo dõi, kiểm soát liên tục dựa trên dữ liệu thời gian thực, giúp phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề.
- Tăng tính minh bạch: Thông tin quy trình, tiến độ sản xuất/kinh doanh được thể hiện rõ ràng, dễ truy cập, chia sẻ, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh.
- Linh hoạt thích ứng với thay đổi: Khả năng triển khai nhanh, tùy chỉnh theo nhu cầu, giúp thích ứng với thay đổi và tăng cường cạnh tranh.
- Giải phóng sức lao động của con người: Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn như sáng tạo, chiến lược, tương tác với khách hàng.
- Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng: Phản hồi nhanh chóng, chính xác hơn, đảm bảo dịch vụ chất lượng trong thời gian ngắn nhất. Salesforce khảo sát cho thấy hơn 89% khách hàng đánh giá cao các doanh nghiệp có khả năng phản hồi nhanh chóng.
5 bước cơ bản để tự động hóa quy trình hiệu quả
Để triển khai tự động hóa quy trình thành công, doanh nghiệp cần có một kế hoạch rõ ràng về từng bước thực hiện. Dưới đây là 5 bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Đơn giản hóa quy trình
Phân tích, loại bỏ các bước không cần thiết, tạo ra một quy trình rõ ràng, đơn giản, hiệu quả. Mục tiêu là thiết kế một quy trình quản lý doanh nghiệp cụ thể và tối ưu nhất.
Hệ thống hóa
Tích hợp quy trình đã đơn giản hóa vào cấu trúc tổ chức, phân chia công việc và làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Việc hệ thống hóa đảm bảo tuân thủ quy trình và dễ dàng phát hiện lỗi vận hành.
Tối ưu hóa
Đảm bảo sự hợp tác, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp. Đồng thời, giám sát, đánh giá việc tuân thủ của nhân viên. Những cá nhân không tuân thủ cần được chấn chỉnh hoặc đào tạo lại.
Tự động hóa vận hành
Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp cùng các thiết bị tự động để tự động hóa các hoạt động kinh doanh sau khi quy trình đã được tối ưu. Các giải pháp quản trị nhân sự HRM, quản trị khách hàng CRM, phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ là các công cụ cần được ứng dụng.
>>> Xem thêm: Tự động hóa AI trong hoạt động kinh doanh hiệu quả
Mở rộng phạm vi
Phát triển và ứng dụng tự động hóa trên quy mô lớn hơn trong toàn bộ doanh nghiệp để tạo ra một quy trình làm việc đồng nhất, giúp các phòng ban dễ dàng tiếp cận và phối hợp hiệu quả.
Ví dụ minh họa về tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình có thể được áp dụng trong nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau. Dưới đây là 5 ví dụ cụ thể:
- Quản lý đơn hàng: Khi khách hàng đặt hàng trực tuyến, hệ thống tự động kiểm tra tồn kho, cập nhật trạng thái đơn hàng, chuyển đơn hàng đến bộ phận vận chuyển, thông báo giao hàng cho khách hàng.
- Tuyển dụng nhân sự: Hệ thống tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên, gửi thông báo mời phỏng vấn, thu thập thông tin, thiết lập tài khoản cho nhân viên mới.
- Chăm sóc khách hàng: Sử dụng chatbot AI để trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng 24/7, tự động gửi email hoặc SMS xác nhận sau khi khách hàng thực hiện hành động.
- Quản lý kho: Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi hàng tồn kho xuống thấp và tự động tạo đơn đặt hàng khi cần thiết.
- Xử lý hóa đơn: Phần mềm tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng và thực hiện thanh toán.
3 xu hướng công nghệ trong tự động hóa quy trình
Lĩnh vực tự động hóa quy trình đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của nhiều công nghệ tiên tiến. 3 xu hướng công nghệ nổi bật bao gồm:
- Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA - Robotic Process Automation): Sử dụng phần mềm robot để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, có quy tắc. Ví dụ: AkaBot của FPT IS là một giải pháp RPA phổ biến tại Việt Nam.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning - ML): Tích hợp AI, ML để tự động hóa các quy trình phức tạp, có khả năng phân tích dữ liệu, học hỏi, đồng thời, đưa ra quyết định tự động. Chatbot AI là một ứng dụng điển hình của AI trong tự động hóa.
- Nền tảng No-code và Low-code: Cho phép người dùng không có kỹ năng lập trình chuyên sâu vẫn có thể xây dựng, triển khai các ứng dụng tự động hóa một cách nhanh chóng thông qua giao diện kéo-thả.
>>> Xem thêm: Tổng hợp kiến thức về AI trong doanh nghiệp
Lưu ý khi chọn công nghệ tự động hóa quy trình
Việc lựa chọn công nghệ tự động hóa quy trình phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công. Doanh nghiệp cần xem xét 5 yếu tố như:
- Nhu cầu và đặc thù của quy trình cần tự động hóa: Xác định rõ mức độ phức tạp, tính lặp lại và các yêu cầu cụ thể của quy trình.
- Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có: Đảm bảo công nghệ lựa chọn có thể kết nối, trao đổi dữ liệu với các phần mềm, ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Ngân sách: Cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu, chi phí triển khai, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Ví dụ: Giải pháp akaBot có chi phí cạnh tranh hơn so với các giải pháp nước ngoài.
- Tính dễ sử dụng: Lựa chọn công nghệ có giao diện thân thiện, dễ học và dễ sử dụng cho nhân viên.
- Khả năng mở rộng: Đảm bảo công nghệ có thể mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp và dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi trong quy trình.
Tự động hóa quy trình không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp tồn tại, phát triển trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Việc triển khai Process Automation một cách bài bản sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá và đạt được thành công bền vững trong kỷ nguyên số.
Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về quy trình này, hãy liên hệ 0878.779.111 để được tư vấn tận tình và nhận voucher ưu đãi nhé.
Thông tin liên hệ
Học Viện Marketing Online
Khóa học truyền nghề AI/ Youtube/ TikTok và Marketing chất lượng cao cho Doanh nghiệp/ Cá nhân
Hotline/Zalo: 0878 779 111
Trụ sở 1: CT5- X2 KĐT Linh Đàm- Hoàng Mai- Hà Nội
Trụ sở 2: 67 Nam Dư- Hoàng Mai- Hà Nội
Website: https://hocvienmarketingonline.com/
Youtube: https://www.youtube.com/c/H%E1%BB%8DcVi%E1%BB%87nMarketingOnlineNo1
Fanpage: https://www.facebook.com/HocVienMarketingOnline89?locale=vi_VN
