Zapier có thể tự động hóa giúp kết nối các ứng dụng mà bạn dùng hàng ngày. Với công cụ AI Automation này, bạn có thể tạo quy trình làm việc thông minh mà không cần viết code. Vậy cách sử dụng Zapier là gì để tự động tạo quy trình hiệu quả. Hãy cùng HVMO tìm hiểu ngay sau đây.

Zapier là gì?

Zapier là một công cụ AI Automation tự động hóa trực tuyến, cho phép bạn kết nối hai hoặc nhiều ứng dụng khác nhau để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà không cần viết bất kỳ dòng mã nào. Nó hoạt động như "chất keo" kết nối các ứng dụng web của bạn lại với nhau.

Lợi ích mà AI Automation Zapier mang lại

• Tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất: Zapier giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong các chiến dịch Marketing, từ đó giải phóng thời gian và nhân lực cho các công việc cốt lõi khác.

Thông tin này nằm trong chương trình đào tạo chuyên sâu về AI/AI Automation tại HVMO. Nếu bạn cần được hỗ trợ hoặc tư vấn nhanh chóng, hãy liên hệ với HVMO tại đây hoặc gọi đến Zalo/ Hotline 0878 779 111.

• Ghi nhớ các cuộc hẹn quan trọng: AI Zapier có thể kết nối với lịch trình và gửi thông báo, lời nhắc về các cuộc họp, cuộc gọi hoặc sự kiện quan trọng qua SMS hoặc email, giống như một thư ký riêng.
• Mở rộng quy mô doanh nghiệp: Tự động hóa chuỗi công việc lặp lại bằng Zapier giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giải phóng thời gian cho nhân viên tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi và chiến lược phát triển, tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô.
• Tạo ra hệ thống tiếp thị và chăm sóc khách hàng tự động: Zapier Automation AI cho phép xây dựng các quy trình tự động để tiếp thị và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
• Gửi email tự động đến khách hàng: Zapier có thể kết nối với Google Form hoặc Google Sheet để tự động gửi email cho khách hàng đăng ký mới, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra danh sách và gửi email thủ công.

Cách thức hoạt động của Zapier

Zapier hoạt động bằng cách cho phép người dùng tạo ra các quy trình làm việc tự động hóa được gọi là Zaps. Nó đóng vai trò như một cầu nối giữa nhiều dịch vụ phần mềm khác nhau, cho phép các tác vụ được tối ưu hóa và thực hiện tự động.

Mỗi Zap hoạt động dựa trên hai thành phần chính:

Trigger (Kích hoạt): Đây là một sự kiện xảy ra trong một ứng dụng mà bạn đã kết nối với Zapier. Khi sự kiện này xảy ra, nó sẽ khởi động Zap. Trigger là các dòng mã chỉ được thực hiện khi Zap bắt đầu khởi động ứng dụng. Sau khi người dùng cài đặt Zap, AI Zapier sẽ tiến hành theo dõi và quản lý ứng dụng cho sự kiện đó. 

Ví dụ về Trigger có thể là:

• Khi bạn nhận được một email mới trong Gmail.
• Khi có một khách hàng tiềm năng mới yêu cầu tư vấn qua Facebook.
• Khi có một hàng mới được thêm vào bảng tính.
• Khi bạn nhận được một email có chứa từ "Invoice" trong tiêu đề.
• Khi có một yêu cầu gửi đến cổng thông tin dịch vụ khách hàng.

Action (Hành động): Đây là một hoặc nhiều nhiệm vụ mà Zapier sẽ tự động thực hiện trong một ứng dụng khác (hoặc cùng một ứng dụng) khi Trigger được kích hoạt. Action là công cụ giúp tổng hợp các bước đã thực hiện để hoàn thành Zap. Các Action sẽ được thực hiện tuần tự, và nếu một Action gặp lỗi, các Action sau đó sẽ không được thực hiện. 

Ví dụ về Action có thể là:

• Tự động lưu tệp đính kèm từ Gmail vào Google Drive.
• Cập nhật bảng quản lý dự án trong Asana.
• Thông báo cho nhóm trong Slack.
• Lưu tệp đính kèm vào Dropbox và thông báo cho nhóm của bạn.
• Trích xuất thông tin về mã (key) và người gửi của request từ Jira Service Management.

Tóm lại, khi một sự kiện Trigger xảy ra trong một ứng dụng, Automation Zapier sẽ tự động thực hiện các Action đã được thiết lập trước đó trong một hoặc nhiều ứng dụng khác. Quá trình này diễn ra một cách tự động mà không cần sự can thiệp thủ công của người dùng.

7 khái niệm cần biết khi sử dụng AI Zapier

• Zap: Một quy trình tự động được thiết lập trong Zapier, bao gồm một trigger (bước kích hoạt) và một hoặc nhiều action (hành động được thực thi). Các action được xử lý theo trình tự.
• Trigger (Kích hoạt): Một sự kiện trong ứng dụng sẽ khởi động Zap. Zapier sẽ theo dõi ứng dụng để phát hiện sự kiện đó.
• Action (Hành động): Công việc mà Zapier AI trí tuệ nhân tạo thực hiện sau khi trigger được kích hoạt. 
• Task: Mỗi hành động được thực thi thành công trong một Zap được tính là một task. Số lượng task có thể sử dụng phụ thuộc vào gói tài khoản. Task chỉ được ghi nhận khi action thực hiện thành công.
• Zap Run: Số lần một Zap cụ thể được thực thi, bắt đầu khi trigger được kích hoạt và kết thúc khi tất cả actions hoàn thành hoặc gặp lỗi.
• Zap History: Nơi lưu trữ lịch sử các Zap đã chạy (thành công hoặc lỗi), cho phép người dùng theo dõi và quản lý.
• Built-in Action: Các action được lập trình sẵn được cung cấp bởi Zapier hoặc các nền tảng dịch vụ tích hợp.

4 tính năng chính của Zapier Automation AI

• Tự động hóa không cần code, dễ dàng cho mọi đối tượng: Zapier cho phép người dùng thiết lập quy trình tự động mà không cần biết lập trình. Hệ thống template (Zap mẫu) có sẵn giúp khởi tạo nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Giao diện thân thiện, thao tác trực quan: Zapier Automation AI được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và điều hướng. 
• Ghi chú trực tiếp trong từng bước của Zap: Bạn có thể thêm chú thích cho từng bước trong Zap để ghi lại mục đích, hướng dẫn sử dụng hoặc lưu ý khi sửa đổi. Điều này hỗ trợ nhóm làm việc phối hợp chặt chẽ, kiểm tra và sửa lỗi dễ dàng hơn.
• Tích hợp linh hoạt với nhiều nền tảng, đặc biệt là Atlassian: Zapier hỗ trợ tích hợp mượt mà với bộ sản phẩm như Jira, Confluence, Bitbucket... Ví dụ khi có yêu cầu mới trên Jira, Zapier có thể trích xuất thông tin và gửi thông báo về Slack – giúp cập nhật nhanh chóng và nâng cao hiệu suất xử lý công việc.

Hướng dẫn cách sử dụng Zapier AI Automation chi tiết

Bước 1: Tạo tài khoản Zapier:

• Truy cập trang chủ của Zapier tại https://zapier.com/. 
• Nhấn vào nút "Sign Up" ở góc trên cùng bên phải màn hình.
• Bạn có thể đăng ký bằng email hoặc thông qua tài khoản Google hoặc Facebook.

Bước 2. Tạo Zap mới:

• Đăng nhập vào tài khoản Zapier của bạn.
• Tại bảng điều khiển, chọn "Zap" để bắt đầu.

Bước 3. Chọn Trigger (Kích hoạt):

• Chọn một "Trigger App" (ứng dụng kích hoạt) từ danh sách tìm kiếm. Ví dụ: Gmail, Facebook, Google Form, Trello, Getresponse, Mailchimp, Google Drive,....

• Chọn sự kiện kích hoạt cụ thể. Ví dụ: "New Email" (Email mới) trong Gmail hoặc "New Form Response" (Phản hồi biểu mẫu mới) trong Google Form.

• Nếu không tìm thấy sự kiện mong muốn, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc chọn tùy chọn hiển thị không phổ biến.

Bước 4. Thiết lập Trigger (Kích hoạt):

• Chia sẻ quyền truy cập cho tài khoản của bạn trên hệ thống Zapier. Nhấn “Account” và chọn một tài khoản để kết nối.

Bước 5. Kiểm tra Trigger (Kích hoạt):

• Chọn nút "Test" → “Test trigger” để kiểm tra xem trigger có hoạt động bình thường không.
• Hệ thống sẽ xác nhận lại dữ liệu và có thể gửi một email hoặc tạo một bản ghi thử nghiệm.

Bước 6. Chọn Action (Hành động):

• Chọn "Action App" (ứng dụng thực hiện hành động) từ danh sách.

• Từ menu dropdown, hãy chọn hành động bạn mong muốn.

• Bạn có thể chọn từ các action có sẵn hoặc tìm kiếm hành động mong muốn.

Bước 7. Thêm chi tiết cho Action (Hành động):

• Cấp quyền truy cập cho Zapier vào tài khoản của ứng dụng hành động bằng cách chọn "Connect a New Account" và đăng nhập.

• Để tiếp tục bạn cần hoàn thành các trường bắt buộc, sau đó nhấn “Continue”.

Bước 8. Kiểm tra Action (Hành động):

• Nhấn "Test step" để kiểm tra xem Action có hoạt động tốt không.

Bước 9. Kích hoạt Zap:

• Sau khi hoàn thành kiểm tra, bạn hãy bấm vào “Publish”.

• Chọn “Go to my Zaps”.

• Bật Zap bằng cách chuyển đổi nút sang trạng thái "On".

• Để dễ quản lý, bạn có thể đặt tên cho Zaps.

• Sau khi kích hoạt, Zap sẽ tự động chạy mỗi khi trigger được kích hoạt. Bạn có thể theo dõi lịch sử hoạt động của các Zap trong phần "Zap History".

>>> Xem thêm: Tổng hợp kiến thức về AI Automation 2025

Các trường hợp sử dụng Zapier phổ biến

Tự động hóa Marketing

• Tự động chia sẻ bài đăng blog mới lên mạng xã hội.
• Tự động gửi email cho người đăng ký mới qua biểu mẫu.
• Chuyển dữ liệu từ biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng vào CRM.
• Quản lý chiến dịch Email Marketing một cách tự động.
• Tự động hóa lịch đăng bài trên mạng xã hội.
• Phân tích dữ liệu Marketing và tạo báo cáo.

Tự động hóa Bán hàng

• Tự động hóa quy trình bán hàng với các công cụ CRM như Salesforce và HubSpot.
• Theo dõi quá trình bán hàng và quản lý dữ liệu khách hàng.
• Tự động theo dõi khách hàng tiềm năng.

Tự động hóa quản lý dự án

• Tích hợp với các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, Monday.com.
• Tự động hóa việc phân công công việc và theo dõi tiến độ.
• Gửi thông báo về các cập nhật dự án.

Tự động hóa Quản lý Dữ liệu

• Tự động lưu tệp đính kèm email vào bộ nhớ đám mây (ví dụ: Dropbox, Google Drive).
• Tự động sao lưu dữ liệu giữa các ứng dụng.
• Cập nhật bảng tính với thông tin mới.
• Đồng bộ hóa danh bạ giữa các nền tảng khác nhau.

Tự động hóa Giao tiếp

• Gửi tin nhắn SMS hoặc email nhắc nhở cho các cuộc hẹn và cuộc họp.
• Gửi tin nhắn tự động trong các nền tảng giao tiếp nhóm (ví dụ: Slack).

Tự động hóa trong Thương mại Điện tử

• Tự động hóa các quy trình xử lý đơn hàng.
• Cập nhật hàng tồn kho dựa trên doanh số.

Tự động hóa Tài chính

• Tạo giao dịch tài chính trong phần mềm kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Zapier có phiên bản miễn phí không?

Có, nhưng có giới hạn về số lượng Zaps và tasks.

Câu 2: Zapier AI có thể tích hợp với những ứng dụng nào?

Hàng ngàn ứng dụng, bao gồm các công cụ Marketing, bán hàng và giao tiếp phổ biến.

Câu 3: Có bản dùng thử không? 

Có thể có bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày.

Câu 4: Tôi có cần biết code để sử dụng Zapier không? 

Không, nó được thiết kế cho người dùng không chuyên về kỹ thuật.

Câu 5: Gói AI Autoamtion Zapier nào phù hợp cho người mới bắt đầu? 

Gói Starter thường được khuyến nghị.

Câu 6: Zapier có thể xử lý các quy trình phức tạp không? 

Có, với các Zaps nhiều bước, bộ lọc và paths.

Câu 7: Làm cách nào để khắc phục sự cố Zapier? 

Bằng cách kiểm tra lịch sử Zap và các tài nguyên trợ giúp của Zapier.

Zapier AI Automation là trợ thủ đắc lực trong việc tự động hóa quy trình làm việc nhanh chóng và chính xác. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất, hãy tham gia ngay khóa học AI Automation tại HVMO. Liên hệ với chúng tôi tại địa chỉ:

Thông tin liên hệ

Học Viện Marketing Online

Khóa học truyền nghề AI/ Youtube/ TikTok và Marketing chất lượng cao cho Doanh nghiệp/ Cá nhân

Hotline/Zalo: 0878 779 111

Trụ sở 1: CT5- X2 KĐT Linh Đàm- Hoàng Mai- Hà Nội

Trụ sở 2: 67 Nam Dư- Hoàng Mai- Hà Nội

Trự sở 3: 676 Kim Giang- Hà Nội

Website: https://hocvienmarketingonline.com/

Youtube: https://www.youtube.com/c/H%E1%BB%8DcVi%E1%BB%87nMarketingOnlineNo1

Fanpage: https://www.facebook.com/HocVienMarketingOnline89?locale=vi_VN